食品人易懂好用的十大管理工具和方法

在企业经营和质量管理过程中，经常会使用到各种管理工具和方法，本文介绍下食品企业质量人员经常使用到的十大管理工具和方法，既易懂又好用，其实这些工具和方法不仅是适用于食品人，也适用于所有的管理。这十大工具和方法是：1） 通用方法：3W黄金圈，时间四象限，金字塔原理。2） 总体经营和规划方面工具和方法：SWOT，OGSM，SMART。3） 日常工作开展的工具和方法：PDCA，5W2H，KISS复盘法，二八定律。1. 3W黄金圈1.1 什么是3W黄金圈3W黄金圈来源于西蒙·斯涅克的从“为什么”开始。3W 黄金圈的思维模式强调从内向外思考，先明确 “为什么”，再思考 “怎么做” 和 “是什么”。这种思维方式能够帮助人们更好地理解自己的行为和决策，激发创新和行动力。▶ 一、Why（为什么）“Why” 代表着目的、理念和核心价值观。它是思考的起点，回答了 “我们为什么要做这件事” 的问题。▶ 二、How（怎么做）“How” 是在明确了 “为什么” 之后，思考实现目标的方法和途径。即 “我们应该怎么做才能实现我们的目标”。▶ 三、What（是什么）“What” 是指具体的行动、产品或结果。它是最表层的表现形式，回答了 “我们做的是什么” 的问题。1.2 应用注意事项我们食品质量人在做WHAT和HOW方面都比较擅长，但是需要多思考为什么这样做，这样对于很多标准和流程不必过于拘泥于要求本身，而可以做到“手中无剑，心中有剑”。2. 时间四象限2.1 什么是时间四象限 时间管理四象限法，又被称为艾森豪威尔决策矩阵，它的核心思想是将任务按照紧急程度和重要程度进行分类，确定每个任务在时间和资源分配上的优先级，从而做出更加明智的决策。 ▶ A、重要且紧急 具有高度的重要性和紧急性，需要立即处理。例如，突发的重大危机、紧急的项目截止日期、重要客户的紧急需求等。 ▶ B、重要不紧急 此象限的事务对个人或组织的长期发展至关重要，但并不具有时间上的紧迫性。比如，学习新技能、进行长期的职业规划、锻炼身体、建立良好的人际关系等。 ▶ C、紧急不重要 事务具有时间上的紧迫性，但相对来说重要性较低。例如，频繁的无关紧要的会议邀请、一些临时的琐碎事务、不重要的电话或邮件等。 ▶ D、不重要不紧急 通常是一些休闲娱乐活动或无意义的琐事。例如，漫无目的地浏览社交媒体、广告函件等。2.2 应用注意事项 ▶ 1) 避免过度关注某一象限。不要只专注于紧急且重要的事务而忽略了重要但不紧急的事情。长期忽视重要不紧急的事务，可能会使其在未来转变为紧急且重要的危机。 ▶ 2) 持续学习和改进时间管理是一个不断学习和改进的过程。通过实践时间管理四象限法，总结经验教训，不断优化自己的时间分配策略和方法。3. 金字塔原理3.1 什么是金字塔原理 金字塔原理来源于麦肯锡 芭芭拉·明托金字塔原理。其是指先说结论，后说论据，先总结，后过程。 金字塔尖面积最小，即一两句话说出结论，塔往下依次面积增大，说明结论的论据。从上而下，先陈述论点，后论据支持。3.2 应用注意事项 使用金字塔原理，需要注意如下四个基本要求： ▶ 1. 结论先行：表达一个中心思想，并置于最前。 ▶ 2. 以上统下：每一论点都是对下一层级论据的总结概括。 ▶ 3. 归类分组：每一组的思想属于同一逻辑范畴。 ▶ 4. 逻辑递进：每一组思想按照一定逻辑顺序排列。4. SWOT分析4.1 什么是SWOT分析： SWOT是企业战略分析常用工具之一，分析把握全局，了解自己在资源方面的优势与劣势，把握环境提供的机会，防范可能存在的风险与威胁，对我们的企业的战略决策与方向非常有意义，每年企业的高管会议和管理评审，使用SWOT是一个不错的工具。在ISO 9001质量管理体系的4.1章节中的理解组织的内外部环境，经常使用SWOT的方法来进行分析。4.2 应用注意事项 ▶ 1) 团队协作：SWOT需要企业的高层、市场、销售、研发技术、财务等各个部门进行协作。必要时邀请相关行业专家。 ▶ 2) 客观全面：对于企业的优势和劣势分析时，要基于事实，不能自负与自卑，避免偏见。 ▶ 3) 动态原则：SWOT分析不是一次性工作，是一个动态过程。通常是每年开展1~2次。 ▶ 4) 保持SWOT分析法的简洁化，避免复杂化与过度分析。5. SMART原则5.1 什么是SMART人们在制定工作目标或者任务目标时，考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的，也才能指导保证计划得以实现。SMART原则是我们做目标制定和KPI考核时的一个非常重要的原则。S 代表具体(Specific)，目标必须是具体明确的，不能模糊不清；M 代表可度量(Measurable)，目标必须是可以衡量的，即要有明确的数据或指标来判断目标是否达成；A 代表可实现(Attainable)，指绩效指标在付出努力的情况下可以实现，避免设立过高或过低的目标；R 代表现实性(relevant)，目标必须与你的整体战略和价值观相关；T 代表有时限(timebound)，指目标和指标有明确的的完成期限。5.2 应用注意事项▶ 1) 关键指标：目标制定时，需要关注关键指标，而不是所有的指标。▶ 2) 目标间的相互协调，避免目标间的冲突。▶ 3) 组织内部的沟通交流。定期通过会议或者专题回顾制定的目标。6. OGSM目标管理工具6.1 什么是OGSM OGSM是一种目标管理工具，它帮助企业或团队清晰地定义目标，并制定实现这些目标的具体策略和衡量标准。OGSM框架由四个核心部分组成： Objective（目标）：这是您希望达成的最终成果，通常是长期的、宏观的。目标应当是明确的，能够指导整个组织的方向。 Goal（目的）：为了实现上述目标，需要设定一些具体的目的。这些目的是短期的、可量化的，它们直接支持目标的实现。 Strategy（策略）：这是指达到每个目的所采取的方法或途径。策略应具体说明将如何分配资源、采取哪些行动来实现目标。 Measure（度量）：这是用来评估目标和目的是否达成的标准或指标。度量可以是数量上的，比如销售额增长百分比；也可以是非数量上的，比如客户满意度调查结果。6.2 应用注意事项 一致性：确保所有的目标、目的、策略和度量之间具有一致性和连贯性。 参与性：鼓励团队成员参与到OGSM的制定过程中来。而不仅是团队领导。 灵活性：实施过程中应该保持一定的灵活性，以便根据内外部环境的变化做出相应的改变。 透明度：确保OGSM的内容对所有相关人员公开透明，从而增强团队之间的信任和合作。7. PDCA7.1 什么是PDCA PDCA由美国质量管理专家戴明博士提出，PDCA循环又叫戴明环，是全面质量管理所应遵循的科学程序。 P (plan 计划)：分析现状，确定目标和实施计划。 D (Do 执行)：为达成目标，而进行的内容， C (Check 检查)：总结执行计划的结果，注意效果，找出问题。 A (Action 行动)：对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训需要规避，以免重现。未解决的问题放到下一个PDCA循环。7.2 应用注意事项 PDCA循环大家最熟悉不过，在使用过程中，特别需要注意一头一尾，即： 1. 计划阶段（Plan）是整个循环的起点，高质量的P将是整个事件的关键，在策划阶段需要充分分析现状，明确目标且可衡量，然后制定详细可行的计划。 2. Action（行动/处理），与大家经常说的闭环管理非常相似，要及时总结经验教训。 8. 5W2H8.1 什么是5W2H5W2H 分析法最早由美国陆军兵器修理部首创，后来广泛应用于企业管理、项目管理、问题解决等领域。5W2H是指：● What：是什么?做什么?目的是什么?● Why：为什么做?● Who：谁来做?● When：什么时候做?什么时间做最合适?● Where：何处?在哪做?一定要在这做吗?● How：怎么做?方法是什么?● How Much：多少钱?多少量?投入产出如何? 主要优势：▶ (1) 清楚界定问题、表述问题，提高认知效率； ▶ (2) 同时抓住核心要点，不遗漏 重要讯息； ▶ (3) 易理解，好上手。举个例子：产品上市● What：这是一款什么产品?它的卖点是什么?● Why：为何要开发这款产品?消费者为什么要买它?● who：这款产品是为哪群人开发的?● When：什么时候发布这款产品?● Where：这款产品在哪些渠道售卖?在哪些平台传播?● How：如何营销这款产品?How Much：这款产品价格多少?要花多少钱推广?8.2 应用注意事项√ 在使用前，需要将问题明确，然后通过团队参与讨论和分析，分析过程中，要抓住核心要点，尽可能使用数据进行支持。√ 5W2H 分析结果要与实际情况相结合，制定切实可行的行动计划。不能仅仅停留在理论分析层面，而要将其转化为具体的行动步骤。 9. KISS复盘法9.1 什么是KISS复盘法KISS复盘法在在项目管理和团队协作等领域被广泛应用和传播，逐渐成为一种被普遍认可的复盘工具。KISS复盘法是指： ● Keep：继续做。哪些是做的好的，以后继续保持 ● Improve：改善做。哪些是不理想的，后续要改进 ● Stop：停止做，哪些环节是不利的，需要停止 ● Start：开始做。哪些是缺失的，后续出须要开始9.2 应用注意事项√ 团队参与：要鼓励团队成员积极参与，充分发表意见和建议，确保复盘结果得到广泛的认可和支持。√ 保持客观：在进行复盘时，要尽量避免主观偏见和情绪影响，以客观的态度看待事件和自己的行为。对成功的部分不盲目骄傲，对失败的部分也不过分苛责。√ 重点突出：不要试图涵盖所有方面，而是要聚焦在关键问题和重要环节上。确定最有价值的内容，避免过于繁杂而失去重点。10. 二八法则10.1 什么是二八法则二八法则，又称 80/20 法则、帕累托法则等。它指的是在很多情况下，80% 的结果是由 20% 的因素所决定的。在工作过程中，80% 的成果可能来自于 20% 的关键任务。80%的不良质量可能来自于20%的原因。10.2 应用注意事项√ 基于事实判断。不能仅凭主观臆断确定哪些是 20% 的关键因素。需要通过数据分析、观察和深入思考来准确识别。尤其是对于一些质量问题的归纳方面。√ 灵活运用。不能把二八法则作为一种绝对的规律，而要结合具体情况进行灵活运用。不同的领域和情境中，二八法则的比例可能会有所不同。 ▶ 我们从哪里开始● 1） 了解如下的各类管理工具，对于表述不够详细的，通过网络或者AI帮助我们更好的理解。● 2） 选择对自己当前最有用的1~2个工具，结合实际工作情况，训练起来。● 3） 与作者或者同行分享自己的学习和使用心得。大家在使用过程中，有任何的心得和想法，欢迎与作者交流与互动。